三洋金属株式会社 
こんにちは、三洋金属広報部です！
実は、弊社のDX番長こと常務取締役の黒本が、「とある事情」により、7月を目処に一時休職が決定しました。
それに伴い業務も引き継ぎをすることになったのですが……そこはさすがのDX番長！
ただ引き継ぐのではなく、業務を効率化したうえでの引き継ぎを実施してくれましたので、今回はその内容についてご紹介します。
黒本が休職する「とある事情」についても、当ブログの最後でお知らせしておりますので、ぜひ最後までご覧ください！
まずは業務の棚卸しとマニュアル化！
黒本の休職時期が確定したのはつい最近なのですが、実際には2024年3月頃から、休職を見据えて引き継ぎの準備に入っていました。
「準備期間に随分とかけるんだなあ」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、ただ引き継ぐだけでは、後任者の業務負担が増えてしまいますよね。そのため、「業務効率化をしたうえで、後任者に極力負担が生じないよう引き継ぐ」という目標のもと、早くから準備に着手していたのです！
まずは、日々のタスクをこまかく整理し、「引き継ぐ・引き継がない」「効率化に着手する・現状を維持する」の判断をひとつずつつけていきました。
そのうえで、各業務の既存マニュアルをチェックし、内容のアップデートが必要か、あるいは新規でマニュアル化したほうがいいかなどを判断しています。
結果、業務の棚卸しの副次効果として、マニュアルの見直しもできました。
しかし、マニュアル見直し＆作成に当初の想定よりも時間がかかってしまったため、やはり早めに準備を始めておいて正解だったようです…！
入荷仕切書の転記作業をシステム化
各種の引き継いだ業務のなかでも特に効率化できたのが、入荷仕切書の入力です。
入荷仕切書とは、お客さま向けの資料で、仕入れに対しての内訳表のようなものです。品番や車両番号、仕入れた荷の総重量などを入力し、PDF化したものをお客さまにお渡ししています。
ただし、入荷仕切書は、あくまでお客さま向けにお渡しするためのものです。お客さまにわかりやすいフォーマットに作られているため、三洋金属側で必要な資料とはフォーマットが異なります。
そのため、入荷仕切書の内容を、自社用のフォーマットに入力しなおすという作業がどうしても発生するのです。
この入力作業は黒本の担当でした。お客さまにお渡ししたPDFを見ながらぽちぽちと手打ちしていたのですが、これが…地味な作業ながらも、非常に手間と時間がかかる…！
また、人力の作業であるためヒューマンエラーも発生しやすく、神経を使う作業でもありました。
そこで、この作業を後任者に引き継ぐにあたってもっと効率化しよう、となったのです。
これまで手作業で入力していたのが、現在ではシステム化によって、入荷仕切書からボタンひとつでコピー＆帳簿の下書きフォーマットに転記される仕様に変更されています。
システム導入の結果、作業時間の月3-4時間の短縮に成功！
さらに、ヒューマンエラーも起こらなくなったため、業務の負担が大幅に経験されました。
もちろんこのシステムを作ったのも、我らがDX番長 黒本です！
このシステムを1年間トライアルとして黒本自身で運用した結果、問題なく運用できることが確認できました。
黒本が休職に入ったあとは、東工場分の作業を本社工場が引き継ぎ、2拠点分担当する予定です。そのため、本システムを本社工場にも導入することが決まっています。
これで、後任者の負担が軽減できますね！
黒本常務、休職のわけは…！？
三洋金属では、日々業務の効率化や負担削減のために日々さまざまな試行錯誤をおこなっています。
今回の業務効率化も大成功の結果となり、黒本が休職に入ったあとも安心です。
黒本の休職が明けるまでには、より効率的に運用できるようにブラッシュアップしておけるのではないでしょうか…！
ところで……ここまででなんとなくお察しの方もいらっしゃるかもしれませんが、
実は黒本常務、なんと、、、お子さんが誕生予定です！おめでとうございます〜！
つまり今回の休職は育児休暇で、出産予定に合わせて計画的に業務引き継ぎの準備に入っていたのです。
前回のブログでは、三洋金属の休暇制度を改定したというお話をさせていただきました。
黒本常務は、新しくなった育児休暇制度を利用する第一号になるんですね！
というわけで、次回のブログでは、育休直前の黒本常務にインタビューをおこなう予定です！
ぜひとも楽しみにお待ちください！
