廃バッテリー持ち込み日の予約システムを刷新しました！

こんにちは、三洋金属広報部です！

三洋金属では業務をより便利に、よりスムーズに行うために、日々ITツールやSaaSなどの導入を推進しています。
それらは自社の業務効率化を目的としたものもあれば、お客様とのコミュニケーションや、やり取りを円滑にするために導入するケースもあります。

過去にはLINE公式アカウントの開設や、fondeskの導入なども行って参りました。

今回は新たに導入された、廃バッテリー持ち込み時の予約システムのお話をさせていただきます！

LINEでの予約のあと…実は手入力！？

これまで三洋金属では、廃バッテリーの持ち込み日のご予約はお電話・ファックス、またはLINE公式アカウントで承っていました。もとはお電話のみだったのを、社内が電話対応に追われっぱなしになってしまうこと、お客様をお電話口で長時間お待たせしてしまうことから、2021年に入ってLINE公式アカウントからの予約を主流に切り替えたという経緯があります。

しかしLINEに切り替えても、実はまだ問題が残っていました。
お客様からLINEで予約のご連絡をいただいたあと、予約枠の確保のためになんと、社員が社内カレンダーに日程を手入力して調整をしていたのです！

当社の月間の予約件数は平均して50件ほど。繁忙期にはもっと多くのご予約をいただくこともあり、このカレンダー入力の作業が地味に大変…！

このままカレンダー入力にマンパワーを割き続けるなど、IT推進企業を自負する三洋金属としてあってはなりません！
そこで新たに予約システムを開発し、刷新いたしました！

LINEから予約フォームへとシステムを変更

これまでは予約したい日時をLINEでお伝えいただき、スタッフとLINE上でやりとりして日程調整を行っていただく仕組みでした。
これを一新し、新しい予約システムでは予約専用のGoogleフォームを採用しました。

予約手順は至って簡単。Googleフォームから、バッテリーの持ち込み日などを入力して送信するだけ。これだけで予約が完結できる仕組みになっています。
スタッフとのやりとりがなくなったので、おそらくお客様にとっても予約の手間が若干省かれたのではないでしょうか。

フォームを送信していただくと同時に、お客様の手元にも予約内容の控えがメールで届く仕様になっています。予約がきちんとできているか、予約の日時はいつだったかの確認がお手元ですぐにできるようになっていますので、ぜひともご活用ください。

そしてこれにより三洋金属社内でも、お客様から送信していただいた予約情報を手入力管理をする必要がなくなり、管理の手間を大きく削減することに成功しました！

ところで、「予約フォームからの申込に変えただけで、どうして手間が削減されるの？」と疑問が浮かびますよね。
実はこのシステムは「予約の内容がカレンダーに自動転記される仕組み」になっているのです！

GASを使って新予約システムを開発！

GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleのアプリを使って業務を効率化を行ったり、Webアプリケーションを作ったりできるスクリプト言語のことです。

参考：https://products.sint.co.jp/topsic/blog/gas#toc-1

過去にはGASを使って、伝票をPDF化するツールも開発しています。

新予約システムもこのGASを使って開発を行いました。
今回のシステムの主な要件は主に2つ。「お客様から届いた予約日時を社内の予約用カレンダーに直接反映」と「お客様への予約情報の返信」です。

これらが叶うシステムをGASで開発したことで、これまで生じていたカレンダーへの手入力が省略されるだけでなく、予約と同時にお客様へ予約情報が返信されるので、お客様側でも予約漏れや間違いにも気付けるようになりました。

ちなみに、三洋金属の社員はエンジニアではないので、「伝票のPDF化システム」のときと同様に、開発にあたってこれまたGASを勉強しなおしました。
前回の『伝票のPDF化』よりもコードを書くのが難しく、開発担当者の努力に拍手です…！

このように三洋金属では些細なことから大きなことまで、ITを活用してより便利に・よりわかりやすく改善すべく日夜奔走しています。

三洋金属の様々な試行錯誤と施策に、これからもぜひご注目ください！