続・三洋金属、ペーパーレス推進計画〜マニフェスト編〜

こんにちは、三洋金属広報部です！

三洋金属では日々IT化やツールの導入を行い、業務の効率化を進めています。
その中でも特に力を入れているのが、書類のペーパーレス化です。
業務効率化のために、そして貴重な資源を無駄にしないためにも、これまで紙で取り扱っていた書類を可能な限り廃止してデータ化していく取り組みを続けています。

その中で今回新たに、産業廃棄物管理票・マニフェストの電子化に成功しましたので、ご報告させていただきます！

産業廃棄物管理票・マニフェストって何？

産業廃棄物管理票・通称マニフェストとは、産業廃棄物を処理する際に不法投棄などが起きないよう、モノの流れを追うための書類のことです。
簡単に言えば「私たちが責任を持ってきちんと処理しました」という証明書類ですね。

マニフェストは三洋金属の場合、関係者となる「車両バッテリーを扱う店舗（車両関係の卸店舗やディーラーなど）」と「車両バッテリーを回収する中間業者」と「三洋金属」の間で共有されます。
これによって「きちんと取引・処理が行われました」という情報が、三者間で共有・管理されるのです。

産業廃棄物の取り扱いにはマニフェストが必須となりますが、三洋金属が主に取り扱っているバッテリーは有価（売って価値が有るモノ）であり、産業廃棄物ではありません。
なので本来はマニフェストは不要なのですが、きちんとリサイクルを行っているという証明と、リサイクルの流れを追うために自主的にマニフェストを発行しています。

紙のマニフェストの問題点

このマニフェスト、紙媒体で発行されているため管理が非常に手間という問題がありました。

しかも、紙の書類に関係者間で押印または署名をする必要があり、交付する側もされる側も全員が手間を抱えるという難点も。
毎月約100枚ものマニフェストを発行する三洋金属はもちろんのこと、それを受け取って全てに押印をしなければならない取引先（主に精錬所）も多大な手間を抱えていたのです…！

さらにそれだけではありません。紙媒体であるため、手元に届くまでに時間がかかるという問題もあります。
マニフェストは基本的に、バッテリーをトラックに載せて運び込む際に併せて届けることがほとんどです。
そのため遠方の地域とのやり取りとなるとすぐにマニフェストを持ってくることができず、月末の締め日に間に合わないことも少なくないのです。

二重にも三重にも手間がかかる紙のマニフェストと、それに関わる管理問題。
長年の慣習ともいえるこれらの問題を解決すべく、三洋金属は動き出しました！

マニフェストの電子化に成功！

度々お伝えしているとおり、三洋金属では社内のペーパーレス化計画に邁進しております。
そこで、これまで紙で持ち運んでいたマニフェストも電子化できないかと考えました。

実は過去にも何度かマニフェストの電子化は検討されており、システム開発会社に具体的に相談もしたこともあります。
しかし外部の開発会社に依頼するとかなりの金額になってしまうことがわかり、予算の都合上断念したという経緯が…。

ですが今の三洋金属は、あの頃とは一味違います！
なぜなら日々の努力と研究（と言うと少し大袈裟ですが笑）により、さまざまなツールを駆使して、伝票や社内書類の電子化の成功を収めるという実績を重ねてきたのです。

マニフェストも、外部に依頼できないのであれば代替できるモノを社内で作ってしまえばいいじゃないか！
そう考え、いざ実行に乗り出しました。

そして完成した新マニフェストがこちらです！

一見、よくあるGoogle フォームですよね。
これがなぜ、どうやってマニフェストとできるのかについて解説させていただきます。

すでにご説明のとおり、マニフェストはもとは紙でやり取りし、担当者がそれぞれ直に判子を押すという仕様でした。
このとき重要となるのは、

「取引されているモノの詳細」
「モノの流れの把握」
「各担当者が責任をもって処理をしたという履歴」

上記の3つです。
逆に考えれば、それさえ抑えられていれば形式は紙ではなくても問題ない。
我々はこの点に着目し、必要な項目をフォームで入力し押印は省略、通知メールによって履歴を残すという方法を考えました。

処理するモノ流れを明記することで承認のフローは省略、かつその内容をメールエビデンスとして関係者全員の手元に残すことによって、紙の票の管理と押印の必要をなくしたというわけです。

もしメールの内容に気になる点や誤りがあれば連絡し、その部分を確認すれば良いので、モノの流れの可視化という意味でも非常に有用です。

自動メールの仕組みは、スプレッドシートとIFTTTを連携させることによって実現しました。
また、スプレッドシートに蓄積された情報は、三洋金属内で別シートで管理をしています。
情報の即時集計ができるため、「紙のマニフェストの到着を待ち、集計し、月末に間に合わなかった分は翌月に繰り越し調整を…」といった面倒なラグがなくなりました。

月末の締め作業が容易になったことで、三洋金属の負担が軽くなっただけでなく、各関係者や取引先への見積もりと連携もスピーディに行えるようになったのです！

このように三洋金属では、電子化・ペーパーレス化を推進していくと同時に、紙媒体では為し得なかった業務効率化を日々進めています。

自社のために、お取引先のみなさまのために、そして地球の資源と未来を守るために。
三洋金属はあらゆる施策で改革を進めて参りますので、今後もぜひ三洋金属の活動にご注目ください！